Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter: das wichtigste Gespräch

Ein Einzelgespräch (oder 1:1-Gespräch) ist ein regelmässiges Treffen zwischen dem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter. Es kann für eine einfache Statusaktualisierung genutzt werden (damit sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter über die neuesten Informationen zu einem Thema von gemeinsamem Interesse verfügen), um Feedback zu geben, um bestimmte Probleme (technischer, zwischenmenschlicher oder organisatorischer Art) anzusprechen oder um den weiteren Entwicklungsbedarf zu besprechen – dies sind allgemeine Kategorien, in die die meisten Gespräche fallen. Sie sind sogar für die Einarbeitung von Entwicklern nützlich! Es gibt keine allgemeine Struktur oder Tagesordnung für diese Besprechungen. Das Hauptthema ist das, was für die Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt am wichtigsten ist.

Warum ist ein Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter wichtig?

Nun, um ein Team erfolgreich zu führen, müssen Sie mit Ihren Teammitgliedern sprechen und eine kontinuierliche Kommunikation über verschiedene Aspekte der Arbeit aufrechterhalten. Ich weiss, das klingt einfach, aber es ist viel komplexer als nur ein Gespräch im Flur oder ein kurzes tägliches Stand-up-Meeting. Sie müssen Feedback geben oder einholen, die Bedürfnisse oder aktuellen Herausforderungen Ihrer Mitarbeiter verstehen und ihnen helfen, wenn sie nicht weiterkommen. Ausserdem müssen Sie ihnen helfen, sich weiterzuentwickeln (sowohl innerhalb des Unternehmens als auch beruflich). Dies erreichen Sie, indem Sie Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen weitergeben, Ratschläge geben oder ihnen die richtige Richtung weisen.

Probleme anzusprechen ist ein Muss

Möglicherweise müssen Sie auch ein Problem ansprechen, das sie innerhalb des Unternehmens haben. Manchmal werden Sie jedoch keine Probleme ansprechen, sondern nur zuhören, was sie zu sagen haben, weil sie vielleicht nur ihre Gefühle mitteilen oder ein wenig Dampf ablassen wollen. All diese Dinge sind wichtig, und sie sind alle wichtig, wenn Sie ein gesundes Team wollen.

Für Sie als Teamleiter (oder Manager) sind diese Besprechungen wichtig, weil Sie sich so einen Überblick über die Vorgänge in Ihrem Team verschaffen können.

Und nichts davon kann erreicht werden, wenn Sie nicht regelmässig mit Ihrem Team sprechen. Für Sie als Teamleiter (oder Manager) sind diese Besprechungen also wichtig, weil Sie sich einen Überblick über die Lage Ihres Teams verschaffen können. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig geeignete Massnahmen zu planen. Für Ihre Teammitglieder sind diese Besprechungen wichtig, weil sie über die Dinge sprechen können, die für sie am wichtigsten sind, und Ihre Unterstützung einholen können. Sie können auch gemeinsam die Fortschritte in Bezug auf Leistungs- oder Karriereziele verfolgen. Und schliesslich (und das ist wahrscheinlich der wichtigste Vorteil von Einzelgesprächen) : Durch all die oben genannten Massnahmen bauen Sie Vertrauen zwischen den Teammitgliedern und ihrem Vorgesetzten auf.

Tipps zur Organisation eines Einzelgesprächs mit einem Mitarbeiter

Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, gibt es eine Vielzahl von Themen, die während eines Einzelgesprächs mit einem Mitarbeiter besprochen werden. Aus diesem Grund gibt es in der Regel keine Tagesordnung – die Tagesordnung ist das, was in diesem Moment am wichtigsten ist. Manchmal möchten Sie jedoch vielleicht eine Tagesordnung festlegen, um ein bestimmtes Thema zu besprechen. Beispielsweise könnte eines Ihrer Teammitglieder Sie bitten, den Übergang zu einer Position als Senior Engineer zu erläutern. Sie beschliessen, dass Ihr nächstes Gespräch diesem Thema gewidmet sein soll, und bereiten sich im Voraus darauf vor. Manchmal möchten Sie vielleicht etwas ganz Bestimmtes mit Ihrem Mitarbeiter besprechen. Das kann beispielsweise die Behandlung eines Problems sein, das in der Leistungsbeurteilung aufgeführt ist. In diesem Fall sollten Sie die betreffende Person im Voraus darüber informieren.

Häufigkeit dieser Besprechungen

Zu Beginn dieses Artikels haben wir bereits erwähnt, dass diese Gespräche regelmässig stattfinden sollten. In der Regel finden Einzelgespräche mit einem Mitarbeiter einmal pro Woche oder alle zwei Wochen statt. Wenn Sie länger warten – beispielsweise einmal im Monat –, kann es passieren, dass Sie zu viele Informationen auf einmal erhalten. Oder Sie stellen fest, dass Sie eine Gelegenheit verpasst haben, ein wichtiges Problem anzusprechen.

Damit Einzelgespräche funktionieren, müssen Sie sie unbedingt regelmässig organisieren. Versuchen Sie, sich so weit wie möglich an den Zeitplan zu halten. Auf diese Weise können Sie die Informationen richtig verarbeiten und bei Bedarf handeln. Wenn Sie dieses Gespräch unbedingt verschieben oder ausfallen lassen müssen, bieten Sie immer eine Alternative an (Verschiebung auf einen früheren/späteren Zeitpunkt oder auf einen anderen Tag) – aber stellen Sie sicher, dass das Treffen stattfindet. Bei der Wahl der Häufigkeit dieser Treffen sollten Sie bedenken, wie viel in der Zeit zwischen den Treffen passieren kann. Wenn das Team in einem sehr turbulenten Umfeld arbeitet, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, wöchentliche Einzelgespräche zu führen. Wenn es etwas weniger hektisch zugeht, sollten zweiwöchentliche Einzelgespräche ausreichen.

Durch einen festen Zeitrahmen für die Besprechung wichtiger Themen wissen die Teammitglieder, dass sie jede Woche die Möglichkeit dazu haben und dass dies nur zwischen ihnen und ihrem Vorgesetzten stattfindet.

Erwartungen effizient managen

Es gibt noch ein weiteres Problem, das durch regelmässige Einzelgespräche mit einem Mitarbeiter angegangen wird – und das sind unterschiedliche Erwartungen, wenn es um Gespräche zwischen den Teammitgliedern und ihrem Vorgesetzten geht. Einige erwarten, dass der Vorgesetzte zu ihnen kommt, wenn er mit ihnen sprechen möchte oder etwas Wichtiges zu sagen hat. Andere sind ganz anders und suchen aktiv das Gespräch mit ihrem Vorgesetzten. Manche Vorgesetzte bevorzugen es auch, wenn Mitarbeiter auf sie zukommen (was möglicherweise ihrem Führungsstil entspricht).

Aus diesem Grund ist es nicht schwer, sich eine Situation vorzustellen, in der ein Teammitglied ein Problem hat, sich aber nicht wohl dabei fühlt, dies seinem Vorgesetzten gegenüber anzusprechen, während der Vorgesetzte denkt, dass alles in Ordnung ist, und erwartet, dass die Mitarbeiter zu ihm kommen, wenn etwas nicht in Ordnung ist (und ich habe genau diese Situation schon erlebt) . Durch einen festen Zeitrahmen für die Besprechung wichtiger Themen wissen die Teammitglieder, dass sie jede Woche die Möglichkeit dazu haben und dass dies nur zwischen ihnen und ihrem Vorgesetzten stattfindet. Manche Menschen fühlen sich vielleicht immer noch nicht wohl dabei, schwierige Gespräche zu führen, aber das ist ein anderes Problem.

Wenn es darum geht, Einzelgespräche mit einem Mitarbeiter zu organisieren, würde ich Ihnen raten, diese immer persönlich statt online zu führen.

Der Ort des Einzelgesprächs

Ich weiss, dass viele Menschen entweder vollständig im Homeoffice arbeiten oder nur an wenigen Tagen in der Woche ins Büro kommen. aber wenn möglich, schlagen Sie Ihren Kollegen vor, Einzelgespräche im Büro zu führen. Die Dinge, die Sie besprechen, sind wichtig und erfordern Sorgfalt und viel Vertrauen; sie erfordern auch präzise Kommunikation – und es ist nur von Vorteil, wenn Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner im selben Raum befinden. Nichts geht über die persönliche Kommunikation, wenn solche Gespräche geführt werden müssen. Wenn das nicht möglich ist, ist natürlich ein Online-Gespräch die zweitbeste Option. Aber selbst dann sollten Sie zumindest die Kamera einschalten.

Allerdings muss das Büro nicht der einzige Ort sein, an dem diese Besprechungen stattfinden. Manchmal kann ein Tapetenwechsel mehr als willkommen sein und sogar überraschende Auswirkungen auf das Gespräch haben. Anstatt also nur den Konferenzraum zu nutzen, könnten Sie mit Ihrem Kollegen gemeinsam zu Mittag essen. Wenn es in der Nähe eine nette Cafeteria gibt, könnten Sie vielleicht zusammen einen Kaffee trinken gehen und dabei ein Thema besprechen. Oder wie wäre es mit einem Spaziergang? Selbst ein heftiger Kampf im neuesten Mortal Kombat kann der Beginn eines grossartigen Gesprächs sein. Ein Ortswechsel kann Ihre Konzentration verbessern und es Ihnen leichter machen, Gedanken, Bedenken und Ideen auszutauschen. Der Besprechungsraum kann zu formell wirken und manchmal haben die Leute sogar Angst, belauscht zu werden [1].

Vermeiden Sie Ablenkungen

Was auch immer Sie tun, Sie müssen noch eine weitere Sache beachten: keine Ablenkungen. Diese Art von Treffen sind ein Mittel, um Vertrauen aufzubauen – wenn Sie dies vermasseln, weil Sie Slack-Nachrichten beantworten oder mit Ihrem Handy herumspielen, während die andere Person über etwas spricht, das ihr wirklich wichtig ist, schaden Sie Ihrer Beziehung erheblich. Sie müssen wirklich zuhören und sich auf das Gespräch konzentrieren. Sie können sich Notizen machen (und das sollten Sie auch), denn sonst werden Sie mit ziemlicher Sicherheit einige wichtige Themen vergessen, die während des Gesprächs angesprochen wurden.

Was ist mit Besprechungsnotizen?

Auch für Notizen gibt es einige Richtlinien. Sie sollten während des Meetings einige Notizen machen und diese nach dem Meeting ordnen. Sie sind sehr hilfreich, wenn Sie Ihr Gedächtnis hinsichtlich bestimmter Themen auffrischen möchten, die Sie in der Vergangenheit besprochen haben, oder wenn Sie bestimmte Ziele/Meilensteine im Auge behalten möchten, die der Mitarbeiter erreichen muss. Das Führen von Besprechungsnotizen ist unabhängig von der Grösse Ihres Teams äusserst wichtig und bei der Leitung eines grösseren Teams sogar obligatorisch.

Aber was sollte in diesen Besprechungsnotizen stehen? Nun, alles, was für Sie funktioniert, solange Sie genügend Informationen einfügen. Hier ist eine einfache Vorlage zum Organisieren von Besprechungsnotizen:

• Datum: das Datum, an dem das Meeting stattfand
• Diskussion: Was war das Thema, das diskutiert wurde? Was waren die wichtigsten Schlussfolgerungen?
• Ergriffene Massnahmen: Gibt es etwas, das Sie tun müssen? Gibt es etwas, das der Mitarbeiter tun muss?

Diese einfache Vorlage kann bei jeder Sitzung für jedes Mitglied Ihres Teams verwendet werden. Nach einiger Zeit haben Sie einen guten Überblick über Ihre Besprechungen sowie viele Erkenntnisse zu vielen wichtigen Themen. Sie können einfach ein Notizbuch zum Notieren verwenden (in diesem Fall empfehle ich ein spezielles Notizbuch nur für diesen Zweck), oder Sie können Notizen lokal auf Ihrem Laptop erstellen oder sogar Tools wie Google Docs, Obsidian oder Notion verwenden. Eine Kombination aus Notizbuch und Online-Tool könnte ebenfalls funktionieren – Sie können das Notizbuch verwenden, um während des Meetings schnell wichtige Notizen zu machen, und diese später mit dem Online-Tool organisieren und verfeinern. Ich persönlich verwende Notion für viele persönliche Notizen, daher war es auch meine Wahl für Meeting-Notizen.

Arten von Einzelgesprächen mit Mitarbeitern

Die meisten Gespräche, die Sie während Einzelgesprächen führen, lassen sich grob in die folgenden Kategorien einteilen: Updates, Entlastungen und Katastrophen.

Sie werden viele verschiedene Gespräche mit Ihren Teammitgliedern führen, da jeder Mensch anders ist. Menschen haben unterschiedliche Anliegen und Motivationen; sie verhalten sich in derselben Situation möglicherweise sehr unterschiedlich und haben unterschiedliche Erwartungen an ihre Karriere. Trotzdem können die meisten Gespräche, die Sie während Einzelgesprächen führen, grob in die folgenden Kategorien unterteilt werden: Updates, Entlastungen und Katastrophen. Diese Einteilung stammt nicht von mir – diese Kategorien wurden in Michael Lopps Buch „Managing Humans” beschrieben und ich denke, sie geben Ihnen eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Sie von Einzelgesprächen erwarten können [2] erwarten können.

Das Update

Dies ist wahrscheinlich die häufigste Art von Besprechung und dient der Statusaktualisierung zu einem bestimmten Thema. Das kann wirklich alles Mögliche sein – von „Hey, wie läuft deine Recherche?” oder „Wie weit bist du mit dem POC-Projekt gekommen?“ bis hin zur Überprüfung des Fortschritts in Bezug auf ein gemeinsam vereinbartes Ziel. Manchmal gibt es nicht viel zu sagen – einfach weil seit dem letzten Gespräch nicht viel passiert ist. Für diesen Fall kannst du im Voraus eine kurze Liste mit Themen vorbereiten und eines davon auswählen. Du kannst auch einige der Probleme oder Herausforderungen ansprechen, mit denen du konfrontiert bist (und die der anderen Person möglicherweise nicht bekannt sind). Manchmal kann das Update jedoch auch ein sehr grosses Problem aufdecken – zwischenmenschlicher, organisatorischer oder anderer Art –, also hören Sie aufmerksam zu und handeln Sie entsprechend.

Das Ventil

Diese Art von Treffen unterscheidet sich stark vom Update. Es geht nicht um den Status, sondern darum, dass eine Person Ihnen mitteilt, dass sie über etwas verärgert oder frustriert ist. In der Regel handelt es sich dabei um etwas, das dieser Person wichtig ist und sie schon seit einiger Zeit beschäftigt. Daher ist es am besten, wenn Sie zuhören und, sobald Sie das Gefühl haben, dass eine gewisse Schlussfolgerung gezogen wurde, klärende Fragen stellen. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen eine Person einfach nur Dampf ablassen möchte. In solchen Fällen müssen Sie das Problem in der Regel nicht lösen – es geht nur darum, jemanden zu finden, der zuhört.

Die Katastrophe

Wenn eine Katastrophe eintritt, werden Sie es merken. Die Katastrophe ist die explosive (und extrem negative) emotionale Reaktion auf ein Problem. Oft geht sie mit Schreien, Fluchen, Weinen oder sogar dem Herumwerfen von Gegenständen einher. Es ist äusserst wichtig, dass Sie versuchen, selbst keine emotionale Reaktion zu zeigen (die die Situation sogar noch verschlimmern könnte).

Versuchen Sie, so ruhig wie möglich zu bleiben und warten Sie, bis diese extreme Emotion vorbei ist – denn die Person auf der anderen Seite ist nicht sie selbst. In diesem Zustand ist sie nicht in der Lage, ein vernünftiges Gespräch zu führen, daher müssen Sie warten, bis der Sturm vorbei ist. Erst dann können Sie beginnen, das zugrunde liegende Problem zu ergründen, das die Ursache für diese Explosion war. Sehr oft ist die Ursache ein Problem, das so lange vernachlässigt wurde, dass es die Person im Grunde genommen in den Wahnsinn getrieben hat. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie wirklich sehr genau darüber nachdenken, wie Sie Ihre Arbeit machen – denn das ist ein Zeichen für schlechtes Management.

Skip-Level-1:1-Gespräche

Nicht alle Einzelgespräche mit einem Mitarbeiter müssen zwischen dem Vorgesetzten und seinen direkten Untergebenen stattfinden. Sie können auch ein solches Gespräch mit dem Vorgesetzten Ihres Vorgesetzten führen. Aber warum sollten Sie das tun? Hier sind einige Gründe:

• Sie müssen einige Dinge besprechen, die Sie mit Ihrem direkten Vorgesetzten nicht richtig ansprechen können. Dabei kann es sich um hochrangige Themen wie Strategie, Branchentrends oder ein besseres Verständnis bestimmter Initiativen innerhalb des Unternehmens handeln. Möglicherweise haben Sie aber auch ein Problem mit Ihrem direkten Vorgesetzten, das Sie besprechen möchten [3].
• Der Vorgesetzte Ihres Vorgesetzten möchte Ihnen möglicherweise wichtige Informationen mitteilen oder ein bestimmtes Thema ansprechen, auf das er aufmerksam geworden ist. Er kann Sie auch um Feedback dazu bitten, wie Ihr Vorgesetzter seine Arbeit macht. Oder sogar, ob er Sie angemessen unterstützt [3].

Fazit

In diesem Artikel haben wir versucht, einen Überblick über Einzelgespräche mit Mitarbeitern zu geben: Was sie sind, warum sie wichtig sind und einige allgemeine Richtlinien für die Organisation dieser Gespräche. Es gibt jedoch noch viele Themen, die nicht behandelt wurden, aber wahrscheinlich irgendwann aufkommen werden (einige Beispiele sind die Ermutigung der Mitarbeiter, Feedback zu geben, oder das Vorgehen, wenn das Gespräch besonders schwierig ist).

Die Behandlung dieser Themen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen; der Schwerpunkt liegt hier auf den Grundprinzipien. Sie müssen sich bewusst sein, warum diese Einzelgespräche mit einem Mitarbeiter wichtig sind und warum Sie Ihr Bestes tun sollten, um sie regelmässig durchzuführen. Sie werden mit ziemlicher Sicherheit Fehler machen, aber wenn Sie konsequent sind, wird sich das auf lange Sicht auszahlen. Sie werden sich der Herausforderungen, denen Ihre Mitarbeiter gegenüberstehen, bewusster, lernen sie besser kennen und können möglicherweise sogar Probleme erkennen, bevor es zu spät ist.

Referenzen:

• „Managing Humans (3. Auflage)”, Michael Lopp, Apress 2016
• Skip Level 1:1s: https://refactoring.fm/p/skip-levels